第二章 公文的格式要求
一、版頭
1．份號
份號就是公文印制份數的順序號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。涉密公文應當標注份號。
2．密級和保密期限
涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。如需標注密級和保密期限，應當頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注；秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3．緊急程度
緊急程度是指公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
如需標注緊急程度，應當頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4．發(fā)文機關標志
發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
發(fā)文機關標志居中排布，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。
5．發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。如上圖中的“蘇政發(fā)〔2013〕×號”。
發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，除標注簽發(fā)人的情況外，發(fā)文字號通常居中排布。
聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。
6．簽發(fā)人
對于上行文，應當標注簽發(fā)人姓名。公文中的“簽發(fā)人”處由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。此時，發(fā)文字號居左空一字編排。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。此時，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
二、主體
1．標題
標題一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種三要素組成，如《國務院關于加強城市規(guī)劃工作的通知》。在標題的三要素中，有時可省略發(fā)文機關名稱和事由中的一項或兩項，唯有文種不可省略。標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。
標題應編排于版頭與主體之間的分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
2．主送機關
主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。主送機關應當編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如前頁公文樣式中的“各市、縣（市、區(qū)）人民政府，省政府直屬各單位：”。
3．正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內容，一般由開頭、主體和結語三部分組成。公文首頁必須顯示正文。
正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
4．附件說明
附件說明包括公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1．×××××”）；附件名稱不加書名號，其后也不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
5．發(fā)文機關署名、成文日期和印章
發(fā)文機關的署名應當是發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，如前頁公文樣式中標注于印章處下方的“江蘇省人民政府”。按照最新規(guī)定，黨政機關的公文一般都要發(fā)文機關署名。
公文的成文日期署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空四字編排（不加蓋印章的公文除外，詳見下文），用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
6．附注
附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行，如前頁公文樣式中的“（此件可自行翻印）”。
7．附件
“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。
附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
【注意】
此處說的“附件”指附屬于公文主件的其他公文或材料，應當另面編排；“附件說明”用來標明附件名稱及件數的，位于公文正文下空一行。前頁的公文樣式中呈現(xiàn)了“附件說明”，即“附件：1．××××××××”，但并未將附件呈現(xiàn)出來。
三、版記
1．抄送機關
抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關。抄送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
如有抄送機關，一般在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。注意，同類抄送機關之間用頓號，不同類的用逗號。
2．印發(fā)機關和印發(fā)日期
印發(fā)機關和印發(fā)日期是指公文的送印機關和送印日期。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般編排在末條分隔線之上，二者位于同一行，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。
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